ALCANCE
Esta Política de Protección de Datos Personales se aplicará a todas las Bases de Datos y/o Archivos que contengan Datos Personales que sean objeto de Tratamiento por parte de Tecnoware SAS, (en adelante Tecnoware).
MARCO NORMATIVO
Ley 1266 de 2008
Ley 1581 de 2012
Decreto 1377 de 2013
Decreto 1074 de 2015
Decreto 886 de 2014
AMBITO DE APLICACIÓN
Datos personales registrados en cualquier base de datos, que los haga susceptibles de tratamiento por entidades de naturaleza pública o privada.
DEFINICIONES
Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de Datos Personales.
Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus Datos Personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las Políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
Base de Datos: Conjunto organizado de Datos Personales que sea objeto de Tratamiento.
Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del Responsable del Tratamiento. En los eventos en que el Responsable no ejerza como Encargado de la Base de Datos, se identificará expresamente quién será el Encargado.
Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la Base de Datos y/o el Tratamiento de los datos.
Términos y Condiciones: marco general en el cual se establecen las condiciones para los participantes de actividades promocionales o afines.
Titular: Persona natural cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
Transmisión: Tratamiento de Datos Personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.
TRATAMIENTO
Los datos serán utilizados por Tecnoware para el desarrollo de su objeto social y de la relación contractual que lo vincula con el Titular de los Datos Personales, para las siguientes finalidades:
- Desarrollar relaciones comerciales con terceros
- Informar sobre nuevos productos o servicios
- Realizar tratamientos estadísticos de sus datos
- Evaluar la calidad de productos o servicios
- Desarrollar actividades de mercadeo y promocionales
- Responder requerimientos legales de entidades administrativas y judiciales
- Ejecutar contratos de trabajo
- Desarrollar actividades de capacitación
- Para eventualmente contactar, vía correo electrónico, o por cualquier otro medio, a personas naturales con quienes tiene o ha tenido relación, tales como, sin que la enumeración signifique limitación, trabajadores y familiares de éstos, accionistas, clientes, proveedores, acreedores y deudores, para las finalidades antes mencionadas.
DATOS SENSIBLES
El Tratamiento de los Datos Personales de naturaleza sensible está prohibido por la ley, salvo que se cuente con autorización expresa, previa e informada del Titular, entre otras excepciones consagradas en el Artículo 6º de la Ley 1581 de 2012.
En este caso, además de cumplir con los requisitos establecidos para la autorización, Tecnoware deberá:
a) Informar al Titular que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su Tratamiento.
b) Informar al Titular cuáles de los datos que serán objeto de Tratamiento son sensibles y la finalidad del Tratamiento.
IMPORTANTE: Ninguna actividad podrá condicionarse a que el Titular suministre Datos Personales sensibles.
VII. DERECHOS DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES
El tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes está prohibido, excepto cuando se trate de datos de naturaleza pública. Si por alguna razón se debe gestionar este tipo de datos, se deben aplicar los principios para la protección de los derechos fundamentales de los niños, niñas y adolescentes.
DERECHOS DE LOS TITULARES
Las personas naturales cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento por parte de Tecnoware, tienen los siguientes derechos, los cuales pueden ejercer en cualquier momento:
a) Conocer, actualizar y rectificar los Datos Personales.
b) Solicitar prueba de la autorización otorgada a Tecnoware para el Tratamiento de sus Datos Personales.
c) Ser informado por Tecnoware, previa solicitud, respecto del uso que ésta le ha dado a sus Datos Personales.
d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley de Protección de Datos Personales.
e) Solicitar a Tecnoware la supresión de sus Datos Personales y/o revocar la autorización otorgada para el Tratamiento de los mismos, mediante la presentación de un reclamo, de acuerdo al capítulo TRATAMIENTO de esta política.
f) Acceder de forma gratuita a sus Datos Personales objeto de Tratamiento.
AUTORIZACIÓN
El tratamiento de Datos Personales realizado por Tecnoware, requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del Titular. Tecnoware, en su condición de Responsable del Tratamiento de Datos Personales, ha dispuesto de los mecanismos necesarios para obtener la autorización del Titular.
La autorización podrá darse por medio de un documento físico, electrónico o cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta, y que , además, pueda demostrarse, de manera inequívoca, que el Titular de los Datos Personales a) autorizó el Tratamiento, b) conoce y acepta que Tecnoware recogerá y utilizará la información para los fines que le han sido informados.
En virtud de lo anterior, la autorización solicitada deberá incluir:
a) El Responsable del Tratamiento y qué datos se recopilan
b) La finalidad del tratamiento de los datos.
c) Los derechos de acceso, corrección, actualización o supresión de los datos personales suministrados por el Titular,
d) La identificación, dirección física o electrónica y teléfono del Responsable del Tratamiento.
RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO
La Subgerencia de Tecnoware ha sido designada como área responsable de la atención de peticiones, consultas, quejas y reclamos ante la cual el Titular de la información podrá ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir el dato y revocar la autorización.
PROCEDIMIENTO PARA ATENCIÓN Y RESPUESTA A PETICIONES, CONSULTAS, QUEJAS Y RECLAMOS DE LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES
Los Titulares de los Datos Personales que estén siendo recolectados, almacenados, utilizados, puestos en circulación por TECNOWARE, podrán ejercer en cualquier momento sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir información y revocar la autorización.
DATOS DE CONTACTO:
Los titulares de la Información, pueden ejercer sus derechos enviando comunicaciones a:
Tecnoware SAS
Avenida Calle 26 68 C 61 Of 429
Bogotá, Colombia
Tel. 601 443 4443
Las solicitudes electrónicas pueden dirigirse al correo protecciondatos@tecnoware.ws.
ATENCIÓN Y RESPUESTA A PETICIONES Y CONSULTAS:
El Titular o sus causahabientes, podrán solicitar a TECNOWARE:
a) Información sobre los Datos Personales del Titular que son objeto de Tratamiento.
b) Solicitar prueba de la autorización otorgada a TECNOWARE para el Tratamiento de sus Datos Personales.
c) Información respecto del uso que se le ha dado por TECNOWARE a sus datos personales.
d) Medios habilitados para la presentación de peticiones y consultas:
Las peticiones y consultas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de las mismas. Cuando no fuere posible atender la petición o consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su petición o consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
ATENCIÓN Y RESPUESTA A QUEJAS Y RECLAMOS:
El Titular o sus causahabientes, podrán solicitar a TECNOWARE, a través de una queja o reclamo:
a) La corrección o actualización de la información.
b) La supresión de sus Datos Personales o la revocatoria de la autorización otorgada para el Tratamiento de los mismos.
c) Que se subsane o corrija el presunto incumplimiento a cualquiera de los deberes contenidos en la Ley de Protección de Datos Personales.
d) La solicitud deberá contener la descripción de los hechos que dan lugar a la queja o reclamo, la dirección y datos de contacto del solicitante, y deberá acompañarse de los documentos que se quiera hacer valer.
Si la queja o reclamo se presentan incompletos, TECNOWARE deberá requerir al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción de la queja o reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido de la queja o reclamo.
Una vez recibida la queja o reclamo completo, se incluirá en la Base de Datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que la queja o reclamo sea decidido.
El término máximo para atender la queja o el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la queja o el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su la queja o reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
MEDIDAS DE SEGURIDAD
Tecnoware adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
VIGENCIA
Esta política está vigente a partir de Marzo 22 de 2016.