En el mundo de la gestión de inventarios, cada artículo, cada unidad, cuenta una historia. Sin embargo, esta narrativa a menudo está plagada de desafíos inherentes que impactan directamente en la eficiencia operativa y la rentabilidad. En este artículo abordaremos la tarea de detectar e identificar problemas críticos en el inventario, desde agotados que frustran a clientes hasta productos obsoletos que pesan en los balances financieros.
Hacer gestión de los inventarios tiene varios retos, dentro de los cuales se destaca el tema del inventario de baja rotación, para decirlo en forma sofisticada: slow moving, los agotados que a veces se generan como reacción a ciertos excedentes y los productos vencidos, reconociendo que en diferentes industrias la definición de vencido será diferente.
Para empezar la definición de vencido, en alimentos y medicinas es en cierta forma radical, la FDA incluso ha generado una reciente recomendación sobre el manejo de las fechas en los productos bajo su supervisión; en moda y otros sectores se denominarían obsoletos, porque puede ser una consideración de temporada, colección y sin duda de oportunidad para que no se convierta en esas existencias que ocupan espacio, acumulan polvo sobre ellos, y son un capital ocioso y por lo mismo absolutamente costoso.
Para alimentos, bebidas y productos farmacéuticos, es inaceptable el vencimiento de productos en las bodegas de la empresa y nos referimos a todas esas localidades de almacenamiento antes mencionadas, incluso se requiere el control de la fecha de vencimiento en una ventana amplia, para no despachar productos próximos a dicho vencimiento, que sean susceptibles de eventuales devoluciones. A veces se extrema el manejo en productos de vencimiento a corto plazo, como los lácteos, pero el vencimiento de productos de 1 año o más para su vencimiento es un error de manejo inaceptable.
En ocasiones, para evitar situaciones de productos vencidos se trabajan bajos niveles de inventario, se promueve el Justo a Tiempo, y esto puede llevar al siguiente problema: agotados; en términos generales debe darse un balance a través de una planeación integral, incluyendo la consolidación financiera del plan, el seguimiento adecuado con métricas e indicadores operacionales, junto con una estrategia de competitividad y tener todo el conjunto armonizado para ser consecuentes con que objetivos, prácticas, métricas se están trabajando.
Según el tipo de industria, una forma de manejar puntualmente los agotados, son los reemplazos, definidos formalmente, donde el consumidor o cliente tenga la tranquilidad de recibir un producto sustituto, que supla sus requerimientos, y problamente los supere.
No se puede desconocer el impacto que tienen las averías en almacén y robos al interior de las organizaciones; en aquellas organizaciones donde el control de inventarios es relajado, es muy difícil detectar las causas raíces; un control estricto de las entradas y salidas, con mecanismos de control automatizados, conteos frecuentes y muestreo frecuente al inventario, contribuye a la prevención de estos casos.
El manejo de estas anomalías, se hace con base en tecnología, donde el habilitador es el Sistema de Información de Gestión de Inventarios: QAD Adaptive UX, permite la identificación inéquivoca del inventario, control de los diferentes artículos con su respectiva trazabilidad. La trazabilidad permite el control de los vencidos, próximos a vencer, y la lógica del inventario asignará correctamente el inventario a utilizar; la información consignada posibilidad la identificación del obsoleto, su valuación, y proporciona la información necesaria para el plan de acción.
Si se quiere lograr una optimización del inventario, que es diferente a la planeación del inventario, es importante definir el Nivel de Servicio con el cual se quiere atender el mercado. La planeación de QAD Adaptive UX indicará cuanto se debe producir/comprar en un momento dado y la optimización cuanto se debe tener en existencias.
En conjunto con tecnología de apoyo (códigos de barras, RFID, automatización de recibos/salidas), se detectan diferencias entre el inventario procesado y lo que se reporta en QAD Adaptive UX; las posibilidad de realizar conteos cíclicos, permite que aquellos artículos identificados como críticos y/o valiosos, sean monitoreados con la frecuencia requerida.
Abordar estas anomalías requiere de un enfoque integral, con Tecnología de Información, hardware y Prácticas de Gestión, que encontrará en QAD Adaptive UX y Tecnoware.
