Los planes no son importantes, la Planeación es indispensable – Sir Winston Churchill
En los últimos meses se han multiplicado los comentarios sobre la importancia de la Planeación y de la colaboración al interior de la empresa para articular planes y estrategias (casi siempre relacionadas a la práctica de Planeación de Ventas y Operaciones – S&OP), y como planear incluye la definición anticipada de las acciones para una condición futura, no queda alternativa diferente a establecer cuáles son las características del escenario para el cual se elabora el plan.
En el entorno de la Gestión de la Cadena de Suministro, y en general a nivel empresarial, la planeación está siempre presente; a veces es un presupuesto, en el cual los ingresos a obtener son el supuesto clave, pero si se trata de planear las operaciones es la demanda, y el pronóstico como su representación en el futuro, el elemento clave para la planeación en la Cadena de Suministro.
Es difícil justificar la situación bajo la cual se encuentra resistencia a trabajar un pronóstico pero parece natural trabajar un presupuesto. Tal vez el presupuesto, visto en dinero, no transmita la condición de incertidumbre que se le atribuye al pronóstico en unidades, tal vez su condición de representar un monto agregado lo hace más confiable, pero si se quiere conocer el origen de este monto, no queda más remedio que desagregarlo en las diferentes fuentes generadoras de ingreso con lo cual se debería llevar al mismo nivel de detalle que se trabaja el pronóstico.
Todos los argumentos que se emplean para descalificar la buena práctica de realizar pronósticos en unidades, son aplicables para hacerle crítica al presupuesto. Ahora bien, en la medida que en el presupuesto se ve el efecto en dinero se puede argumentar que la deficiencia para acertar en algunas fuentes se compensa si unas se incrementan en lo que otras disminuyen; la dificultad surge cuando las que incrementan requieren recursos no contemplados en el plan ó presupuesto, balanceado para el escenario previsto, y se convierten en situaciones de sobrecosto para la operación. Así, tal vez se logre cumplir el rubro de ingresos presupuestados pero se haría con un menor margen, afectando el resultado de la operación.
Los expertos aseguran la capacidad de llegar a niveles confiables de pronóstico en unidades, siempre que se aplique con persistencia un método formalmente diseñado, combinando métodos estadísticos con el ajuste que el conocimiento y los planes de acción comercial recomienden. Tolerar el error y analizarlo para determinar cómo se debe corregir, es indispensable para lograr la curva de aprendizaje, con la cual se debe obtener un mejor resultado, medido como menor error, mejorando también la capacidad para analizar y hacer crítica a los datos y autocrítica a la práctica.
A esto se refiere el concepto de Gestión de Demanda, no es tan solo generar un pronóstico estadístico y dejarlo como único dato de ingreso para la planeación. Es necesario realizar una limpieza de datos, analizar el resultado y buscar comparaciones entre localidades – mercados, tipos de artículos, clientes ó grupos de clientes que puedan dar una idea más estable de la tendencia. Al concluir el ‘como’ se va a ajustar la línea de referencia representada en el pronóstico estadístico, ya sea en forma homogénea para todo el portafolio ó diferenciado por los comportamientos que hayan sido identificados, se debe conseguir un consenso entre los diferentes roles participantes, para concluir que esta es nuestra proyección de demanda, con ella vamos a trabajar y colaborar para obtener los mejores resultados para la empresa.
Con base en este supuesto, las funciones de Planeación entran a suministrar información sobre los recursos que serán necesarios, validar la disponibilidad en casos de crecimiento significativo es no solo una buena práctica sino una actividad indispensable. Aquí se ve el valor de la frase de Sir W. Churchill porque más que el plan, lo importante es la Planeación, asegurar que el plan sea ejecutable y permita reaccionar ya sea para incrementar ó disminuir los recursos: los planes son objeto de corrección, hasta desecharlos, mediante una Planeación permanente y consistente.
El primer recurso afectado será el Inventario, el segundo Capacidad de Planta. En un escenario de baja demanda esperada, habrá menos compras y menos producción, la capacidad para enfrentar requerimientos adicionales se obtienen de cooperación con los proveedores, horas extras, esfuerzo y colaboración para priorizar y asegurar la mejor utilización de los recursos escasos, casi siempre con costos adicionales y la correspondiente reducción en margen de contribución. Para que este impacto sea menor, la posibilidad de ocurrencia debe haber sido considerada y prevista tanto como el escenario de base.
Cuando el error es por demanda inferior a la esperada, sin duda habrá excesos de inventario, los cuales deben ser manejados con serenidad para no deteriorar el mercado, innovación para emplear las materias primas disponibles, agilidad para identificar oportunidades, pero sobre todo para que la reacción no sea pendular tomando decisiones extremas para reducir el exceso y generar la condición opuesta con agotados inesperados.
Cuando en 2014 el Gartner Group incluyó entre sus métricas clave la Exactitud del Pronóstico, estaba dando una indicación sobre una línea de trabajo que se quiso dejar de lado cuando la turbulencia de los mercados hacía más difícil lograr niveles satisfactorios de error en los pronósticos. Hoy se hace necesario retomarla.
En la medida que se va recuperando la estabilidad, e un buen momento para retomar la práctica de hacer Planeación, asumiendo como un riesgo menor la necesidad de ajustar los planes, frente a la posibilidad de ofrecer mejores niveles de servicio y sobretodo iniciar el camino para lograr una mejor gestión de la cadena de suministro, generando valor y rentabilidad.